Dans le monde professionnel d’aujourd’hui, disposer d’une adresse email professionnelle n’est pas seulement souhaitable, mais essentiel pour établir une communication efficace et sérieuse.
En tant qu’individu ou entreprise, votre adresse e-mail est l’un des premiers éléments que vos clients, partenaires ou employeurs potentiels voient à votre sujet. Une adresse e-mail personnalisée renvoie une image plus forte de vous-même ou de votre entreprise et facilite la mémorisation de votre contact.
Étape 1 : choisir un nom de domaine pertinent
La première étape pour créer une adresse e-mail professionnelle consiste à choisir un bon nom de domaine. Un nom de domaine est la partie de votre adresse e-mail qui vient après l’arobase. Par exemple, dans l’e-mail « prenom@votreentreprise.fr », « votreentreprise.fr » est le nom de domaine.
Si vous n’avez pas encore de nom de domaine, vous devez d’abord en choisir un qui représente bien votre identité ou celle de votre entreprise. Si possible, il doit être court, facile à retenir et refléter votre secteur d’activité. Assurez-vous également que le nom de domaine choisi est disponible.
Acheter un nom de domaine
Vous pouvez acheter un nom de domaine auprès de registrars de domaines tels que OVH, Gandi ou même GoDaddy. Les prix varient en fonction de l’extension choisie (.fr, .com, .net, etc.) et de la durée d’enregistrement. Pensez également à ajouter quelques options supplémentaires comme la protection Whois pour protéger vos informations personnelles associées au domaine.
Étape 2 : choisir un hébergeur et une plateforme de messagerie
Après avoir choisi et acheté votre nom de domaine, vous devez maintenant choisir un hébergeur et une plateforme de messagerie. L’hébergeur est responsable de la gestion de votre domaine, ainsi que de la mise en place et du stockage de vos e-mails.
Il existe plusieurs fournisseurs de services de messagerie professionnelle, tels que Google Workspace (anciennement G Suite), Microsoft 365 ou même Zoho Mail. Ces services offrent généralement des fonctionnalités avancées telles que l’agenda partagé, le stockage en ligne et des outils de collaboration.
Lorsque vous choisissez votre hébergeur et votre plateforme de messagerie, prenez en considération les facteurs suivants :
- Prix : comparez les tarifs mensuels ou annuels des différents prestataires et vérifiez s’ils correspondent à votre budget.
- Fonctionnalités offertes : assurez-vous que la plateforme propose les fonctions dont vous avez besoin (outil de calendrier, espace de stockage…)
- Assistance technique : optez pour un prestataire offrant une assistance réactive et efficace pour résoudre tout problème éventuel.
Étape 3 : créer votre adresse email professionnelle
Une fois que vous avez choisi un nom de domaine, un hébergeur et une plateforme de messagerie, vous pouvez passer à la création de votre adresse e-mail professionnelle. Selon le service choisi, les étapes peuvent varier légèrement. Voici un aperçu général :
- Connectez-vous à votre compte d’hébergeur/domaine et accédez à la section de gestion des emails.
- Sélectionnez l’option « Créer une nouvelle adresse e-mail » ou similar.
- Entrez l’adresse e-mail souhaitée (généralement sous la forme prenom@votreentreprise.fr) et définissez un mot de passe sécurisé.
- Enregistrez vos changements et attendez quelques minutes pour que la nouvelle adresse soit pleinement opérationnelle.
Lorsque vous créez votre adresse e-mail, assurez-vous qu’elle reflète votre image professionnelle. Les noms fantaisistes ou peu sérieux sont généralement mal perçus par les clients et les partenaires commerciaux.
Étape 4 : configurer votre client de messagerie
Pour pouvoir utiliser votre nouvelle adresse e-mail professionnelle, vous devez la configurer dans votre client de messagerie préféré. Cela peut être Microsoft Outlook, Apple Mail, Mozilla Thunderbird ou même Gmail si vous voulez y ajouter votre nouvel e-mail en tant qu’alias.
Généralement, votre hébergeur ou votre plateforme de messagerie vous fournira les paramètres de configuration pour votre client de messagerie, tels que les serveurs IMAP et SMTP, ainsi que les ports à utiliser. Assurez-vous de suivre attentivement ces instructions pour éviter toute erreur.
Configurer une signature électronique
Pour renforcer encore votre image professionnelle, pensez à ajouter une signature électronique personnalisée à vos e-mails. Votre signature doit inclure vos coordonnées, telles que votre nom complet, votre entreprise, votre titre professionnel, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail. Vous pouvez même y ajouter le logo de votre entreprise et des liens vers vos réseaux sociaux professionnels.
Étape 5 : tester et utiliser votre nouvelle adresse email professionnelle
Après avoir configuré votre client de messagerie avec votre nouvelle adresse e-mail professionnelle, il est temps de la tester. Envoyez un e-mail à une adresse différente que vous possédez et vérifiez si vous recevez correctement l’e-mail, ainsi que si la réponse est également reçue correctement.
Si tout fonctionne correctement, commencez à utiliser votre nouvelle adresse e-mail dans toutes vos correspondances professionnelles. Informez vos clients, partenaires et collègues de la mise à jour et assurez-vous de mettre à jour aussi votre site web, cartes de visite et autres supports de communication.
En suivant ces étapes simples, vous pouvez facilement créer une adresse email professionnelle en seulement quelques minutes. Cela contribuera non seulement à améliorer votre image de marque, mais aussi à faciliter la communication avec vos clients et partenaires.